Organizasyon ve Süreç İkilemi
Hasan Baltalar
18 Aralık 2011 Pazar
7506 Görüntülenme
3 Yorum

Sizlere yumurta–tavuk döngüsünü akla getiren bir soru sormak istiyorum: Sizce hangisi önce gelir? Süreçler mi, organizasyon mu? Soru kapalı oldu derseniz, şöyle biraz açalım: Organizasyonlar, iş süreçlerine göre mi şekillendirilmelidir? Yoksa iş süreçleri, organizasyona uyacak şekilde mi oluşturulmalıdır?

Kervan Organizasyonu

Bilirsiniz içinde yaşadığımız toplumun çok sevdiği, fırsat buldukça tekrarladığı ve görüşlerine mesnet olarak gösterdiği bir atasözü vardır: “Kervan yolda düzülür!” Bunun anlamı şudur: “Sen hele işe bir başla! Elbette zaman içinde bir şeyler şekillenir. Karşına çıkan sorunlara gerektikçe çözümler bulursun, sıkıntıları aşar ve büyürsün.” Bu usul, batı kültüründeki “iş planı” yaparak o plana göre iş kurmanın tam tersidir.

Bu tarzda başlayan bir işe koyulanlar eğer bir kişiden fazla iseler (yani bir “iş ortaklığı” söz konusu ise), ilk aşamada birbirleri arasındaki ilişkiyi şekillendirmek isterler ki kargaşa ortaya çıkmasın. Kimin söz sahibi yani “patron” olacağı kararlaştırılır. İşte hiyerarşik bir “organizasyon” belirmiştir ve çalışmaya başlanır. Bu aşamadan sonra yapılacak işlerin akışı artık o organizasyona göre detaylandırılır. Hangi işe, organizasyonel (yani işlevsel veya yetkisel) olarak kim müsaitse o bakacaktır. Yani iş süreçleri organizasyona göre şekillenir.

Organizasyon_semasi_abefd.jpgResim: Milliyet

Kamu Sektörü

Kamu sektöründe de konu benzer şekilde gelişmiştir. Temel bir fark olarak kamu kurumları, gereklilik felsefesine göre ve hiyerarşik organizasyon şemaları ile birlikte kurulur. Daha sonra “gerekli personel” alınır. Sonra o personele “iş” bulunur.

Çok değil beş yıl kadar önce bir arkadaşıma, bir kamu kurumundaki işinin takibi sırasında refakat etmiştim. Elinde kâğıtlarla o masadan öbür masaya koşuyordu. İki masada sadece birer kaşe basıldığını gördüm. Aslında her iki kaşe de bir yerde basılabilirdi. O an şunu düşündüm: “Bu işlemler, bir şekilde o kuruma alınmış kişilere iş üretmek için oluşturulmuş.” Biliyorsunuz buna “bürokrasi” deniliyor.

Süreçlerle Yönetim

Organizasyonun öncelenmesiyle gerçekleştirilen yönetime, genellikle hiyerarşi damgasını vurur. Çalışanlar arasındaki dengeler ve emir–komuta zinciri, en önemli hassasiyet haline gelir. Tahmin edeceğiniz gibi böyle bir yerde süreç yönetimi ve süreç verimliliğinden bahsetmek mümkün olmayacaktır.

Yukarıda kervan örneğini vererek, Türk usulü yönetimden bahsetmiştim. Bir ironi sayılabilir ama geçmiş yüzyılda bu prensibe göre yola çıkmış ve çok da başarılı olmuş girişimciler vardır. Ancak şartlar, artık onların yola çıktığı zamanki şartlar ile aynı değildir. Hızla gelişen teknolojiler, bilginin paylaşım hızı ve gittikçe artan rekabet ortamı şirketleri organizasyon merkezli değil, süreç merkezli olmaya zorlamaktadır. Böylelikle şirketler verimliliği ve kârlılığı arttırabilir ve çevik şirket haline gelebilir.

Son yıllarda kamu sektörü de bu açıdan bir değişim içerisinde bulunuyor. Ancak temel uzmanlığı süreç yönetimi olan ve e–devlet projelerinde görev alan bir proje yöneticisinden, yerleşmiş tarzları değiştirmekte çok zorlandıklarını duymuştum.

Ne yapmalı?

Kurumsal gelişimleri konusunda danışmanlık hizmeti verdiğim şirketlerde, iş süreçlerinin belirlenerek süreç bazlı (ağdüzen) organizasyon yapısına ulaşılmasına ve daha sonra da firmanın süreçlerle yönetilmesi alışkanlığının kazanılmasına son derece önem veriyoruz. Şirketlerde süreçlerle yönetimin benimsenmesi, kurumsallaşarak çevik şirket olmanın önemli bir ayağını oluşturmaktadır. Ancak böylelikle sürekli gelişmenin yolu açılmış ve rekabette avantaj kazanılmış olacaktır.

Firmanızın süreçlerle yönetime ve süreç bazlı organizasyona kavuşması konusundaki sorularınızı cevaplamaktan memnuniyet duyarım. Bu amaçla iletişim sayfamı ziyaret edebilirsiniz.


Lütfen sitenin kullanım politikasına uyunuz ve kaynak göstermeksizin alıntı yapmayınız.
 

Yorumlar

Anonim
Konuk
Comment
“Belirleyici olan organizasyon mudur? Yoksa süreçler mi?” hakkında
Yorum 3 (10 Ocak 2012 13:29)
Hayatın gerçek yönünü o kadar önemsiyorum ki, lineer süreç akışının üzerine aydinger kağıdı koyup organizasyon şeması çıkarılmasını öneriyorum. Yaklaşımınız da bu yönde.
Cengizhan Özen
Konuk
Comment
Ne biri, ne diğeri. Her ikisi de…
Yorum 2 (26 Aralık 2011 09:22)
Organizasyonlar, iş süreçlerine göre mi şekillendirilmelidir? Yoksa iş süreçleri, organi­zasyona uyacak şekilde mi oluşturulmalıdır?

Bence olması gereken akış;
- (Taslak) organizasyon şeması çizilmelidir.
- (Taslak) görev tanımları hazırlanmalıdır.
- Organizasyonlar iş süreçlerine göre şekillendirilirken,
- “Organizasyon şeması, görev tanımları” el altında tutulup,
- Eşzamanlı olarak tanımlanan SÜRECE göre güncellenip,
--> Süreç tanımlamaları bittiğinde, (artık TASLAK OLMAYAN) organizasyon şeması, görev tanımları OLUŞMUŞ OLACAKTIR.
Burak Günbal
Konuk
Comment
Süreç ve Yol
Yorum 1 (19 Aralık 2011 10:04)
Bu konuda kaleme aldığım ve paralel görüşlerimi paylaştığım makaleme, http://www.perakendebulten.com/haber.php?hid=1305628878 adresinden ulaşabilirsiniz.

Kaleminize sağlık.

Yorumunuzla katkıda bulunun

  • Bilgi girilmesi zorunlu alanlar * ile işaretlenmiştir.
  • E-Posta adresiniz yayınlanmayacak ve aramızda kalacaktır.
  • Yorumunuz içinde, lütfen bağlantı (link) kullanmayınız.